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Le choix d’un bon photocopieur professionnel

Si vous possédez ou gérez une entreprise, il est fort probable que le photocopieur soit un outil indispensable. Afin d’être serein face à la gestion de ce type de machine, il est nécessaire de choisir un modèle adapté au monde professionnel. Les produits proposés sont nombreux, c’est pourquoi il faudra cibler vos besoins avant de signer un contrat.

Pourquoi choisir un modèle professionnel ?

Il existe parmi les appareils de reprographie des modèles destinés exclusivement au monde professionnel qui sont plus efficaces et durables.

Une photocopieuse est un objet clé au sein d’une entreprise, certains professionnels réalisent un nombre de copies très important chaque jour. D’autres ont besoin d’impressions de haute qualité, pour éditer de la publicité par exemple. Dans tous les cas, les entrepreneurs et leurs salariés nécessitent des machines rapides et fiables. Hors de question de passer plusieurs heures à réparer un photocopieur défaillant, de retirer un bourrage papier plusieurs fois dans la journée ou de se prendre la tête à chaque changement de cartouche d’encre.

Aujourd’hui les fabricants vendent à des modèles professionnels puissants qui offrent une grande rapidité d’exécution. Ces copieurs réservés aux entreprises sont également très économiques quant à leur coût de fonctionnement. De plus, ils proposent de nombreuses fonctionnalités qui améliorent les conditions de travail au sein d’un bureau.

Choix et fonctionnalités

Si vous souhaitez, en plus des copies, faire de l’impression de documents, il vous faut une imprimante. Celle-ci doit être multifonction si vous avez aussi besoin d’un scanner. Vous pouvez également être amené à utiliser le fax, auquel cas il vous faut une imprimante professionnelle multifonction : copie/impression/scanner/fax. C’est le type de modèle que l’on retrouve le plus souvent au sein des entreprises. Il faut également choisir entre impression couleur ou noir et blanc en fonction de vos besoins.

Vitesse d’impression

Il est utile de connaître approximativement le nombre de copies par mois que vous effectuez. Ce chiffre vous servira pour évaluer la vitesse d’impression dont vous avez besoin. Les fabricants ont instauré certaines normes qui vous aident à vous y retrouver. Par exemple, si vous réalisez entre 3 000 et 25 000 pages par mois, il faut vous tourner vers un modèle ayant une vitesse d’impression de 20 à 45 pages par minutes.

Options supplémentaires

Les gammes professionnelles offrent de nombreuses options qui facilitent le travail. Vous pouvez ainsi choisir un photocopieur qui peut se mettre en réseau, l’accès en sera facilité pour l’ensemble de vos équipes. Il faut aussi prendre en compte la capacité de mémoire du disque dur interne de la machine, ainsi que la GED (logiciel de Gestion Électronique des Documents). Pensez également à choisir un appareil compatible avec les formats donc vous avez besoin : A3, enveloppes, transparents… Dernier point à ne pas négliger : le bruit fait par l’imprimante multifonction. En choisissant un modèle peu bruyant, vous assurerez un certain confort de travail à vos équipes.

Prenez en compte vos besoins

Avant de vous lancer dans le choix d’un photocopieur, il est important de définir d’abord votre besoin afin de choisir l’équipement qui vous est plus adapté. Vous devez estimer le nombre d’impressions couleur et noir-blanc qui se réalise dans votre entreprise en un mois. Aussi, devez-vous également vous pencher sur les différentes technologies qui sont tout le temps sollicitées par vos collaborateurs pour se partager des documents. Cette étude est d’une haute importance, car elle vous permet de choisir un appareil adapté à vos besoins. Ainsi, si vous faites rarement des impressions couleur, autant choisir un photocopieur noir et blanc. D’ailleurs, les impressions couleur reviennent plus chères que les impressions noir et blanc.

Misez sur les fonctions dont vous avez besoin

Il est clair que vous devez choisir un photocopieur qui répond en tout point à vos besoins. Cependant, un accent particulier doit être mis sur les fonctions les plus souvent sollicitées par vos collaborateurs. Toutefois, il est dans votre intérêt d’opter pour la fonction connectique pour votre photocopieur professionnel. Grâce à cela, vos collaborateurs pourront accéder à des fonctions d’impressions sur une machine centralisée.

Ceci leur évitera de devoir trop se déplacer pour imprimer ou faxer un document. Par ailleurs, les photocopieurs munis de port USB, Ethernet, etc. constituent une option aux enrobées économiques intéressantes.

Le budget à prévoir

Le budget à prévoir pour vous doter d’un photocopieur dépend étroitement des besoins exprimés. Selon les exigences exprimées en entreprise, vous pouvez voir le prix de votre photocopieur grimpé ou non. En effet, plus l’appareil est performant, plus vous risquez de débourser une grosse somme pour l’acquérir. Cependant, vous ne devez pas non ignorer le prix des utilitaires indispensables au fonctionnement de la machine. Il s’agit :

  • du toner
  • du tambour
  • des agrafes
  • des cartouches d’encre
  • du papier

Au-delà de tout ceci, la consommation énergétique de la machine et le coût de son entretien sont entre autres d’autres facteurs qu’il convient de prendre en compte avant de porter votre choix sur un photocopieur.

Avantages de la location d’un photocopieur multifonction

  • Vous n’avez pas de trésorerie à avancer pour pouvoir vous équiper d’un équipement professionnel.
  • Vous pouvez évoluer au gré de vos besoins, plus besoin de tracas pour céder votre matériel, nous pouvons solder votre contrat en cours et repartir dans des conditions différentes que nous aurons étudié ensemble.
  • La location passe en charge sur votre bilan

Avec la location évolutive, mode de financement de vos solutions bureautiques et informatiques, vous avez l’assurance de disposer d’un parc performant et de maîtriser votre budget. Un double avantage que vous n’apporte aucune des formules de crédits classiques et d’achats sur fonds propres. Solution souple, simple et globale, la location évolutive vous permet d’anticiper vos besoins technologiques et de le financer aux mieux de vos intérêts.

  • Vous accédez simplement aux nouvelles technologies
  • Vous faites évoluer vos équipements en souplesse, en fonction de vos besoins
  • Vous maitrisez durablement votre budget
  • Vous préservez votre trésorerie
  • Vous conservez votre capacité d’endettement pour les investissements liés à votre cœur de métier…
  • Les loyers, en charge d’exploitation, sont déductibles du résultat.
  • L’équipement n’apparaît pas au bilan de l’entreprise.
  • A l’issue du contrat, diverses solutions sont possibles en fonction de l’utilisation et du type d’équipement à savoir :
  • Nous pouvons vous céder le bien
  • Vous pouvez rendre le bien et prendre un autre produit neuf à la place
  • Vous pouvez rendre le bien à la fin du contrat sans rien prendre d’autre à la place.
  • Vous pouvez prolonger les loyers et garder le bien en bénéficiant de la maintenance.